La Superintendencia Financiera y la Superintendencia de Sociedades anunciaron hoy el decreto 398 de 2020, promulgado por el Gobierno Nacional, bajo el cual se permiten las reuniones no presenciales de Asambleas de Accionistas en Colombia, cuando la mayoría de los socios pueda manifestar el sentido de su voto. Mediante el referido Decreto el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo dio a conocer que aprobó una modificación en lo referente al desarrollo de reuniones no presenciales de juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas con el fin de ajustarse a la actual coyuntura de reducir el contagio del coronavirus.
Vale destacar que el artículo 19 de la Ley 222 sobre celebración de reuniones no presenciales de la junta directiva de una sociedad, dispone que es necesario contar con la participación de todos los asociados o miembros de la junta directiva y que los mismos puedan comunicarse de manera sucesiva y simultánea. Según el Decreto, el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión, que podrá ser virtual. Además, en el alcance se deberá indicar el medio tecnológico para acceder a la reunión.
Si los emisores y entidades vigiladas ya citaron a su Asamblea y desean hacer la reunión no presencial, podrán darle alcance y avisarlo a través del mismo medio en el que fue convocada esta, especificando las condiciones y acceso de la misma, lo cual podrán realizar hasta un día antes de la fecha convocada. Esto debido a la emergencia sanitaria nacional y las medidas tomadas para evitar la propagación de coronavirus en Colombia, entre las que se encuentran la no realización de encuentros presenciales con más de 50 personas.
Mediante este decreto, se facilita así la realización de Asambleas de Accionistas mixtas, es decir, aquellas que permiten presencia física y virtual de sus socios. Según el decreto, dadas la declaratoria de emergencia sanitaria por causa del covid-19 y las medidas tomadas por el Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Salud, se busca evitar la congregación de personas en reuniones y eventos masivos, las asambleas deberán llevarse a cabo en las fechas indicadas pero por vía virtual y con una serie de condiciones.
Según lo establecido en el decreto expedido por el MinCIT, para estos encuentros el representante legal deberá dejar constancia en el acta de la participación de todos los asociados o miembros de la junta directiva. De igual manera, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de la junta.
Este sin duda será el gran reto que deberán enfrentar las compañías que en los próximos días realicen sus asambleas, pues será necesario contar con herramientas de verificación y acceso exclusivo para los miembros participantes, así como para recibir los votos.
Junto con esto, el decreto establece que las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales serán aplicables a las no presenciales. Asimismo, las reglas de estos encuentros virtuales serán aplicables a las reuniones mixtas, es decir, aquellas con presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o miembros de la junta directiva.
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